Учет государственных контрактов

Материал из Guod-doc

Перейти к: навигация, поиск

Содержание

Общие понятия

Согласно действующим нормативным документам бюджетные организации при осуществлении покупок товаров (работ, услуг) должны заключать контракты(договора) с поставщиком от имени государства. Это регламентируется Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» от 25 июля 2005 года. Однако, действующая редакция Бюджетного кодекса (статьи 71, 73) предусматривает возможность осуществления закупок товаров (работ, услуг и пр.) без заключения государственных контрактов: «Бюджетные учреждения без заключения государственных или муниципальных контрактов вправе закупать товары, работы, услуги на сумму, не превышающую установленного Центральным банком Российской Федерации предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке. При этом одноименные товары, одноименные работы, одноименные услуги бюджетные учреждения без заключения государственного или муниципального контракта вправе закупать в течение квартала на сумму, не превышающую указанного предельного размера расчетов наличными деньгами». Следовательно, всё покупки бюджетной организации являются либо покупками по контракту(договору)(далее контракту), либо бездоговорными закупками.

Бюджетные организации обязаны передавать в уполномоченные органы сведения о контрактах (сведения о заключении, изменении, расторжении или выполнении), а также сведения о совершенных бездоговорных закупках. Указанные документы проверяются в уполномоченном органе при оплате товаров (работ, услуг) с лицевого счета бюджетной организации. Вместе с этим, уполномоченные органы осуществляют ведение обобщенного реестра контрактов, заключенных обслуживаемыми организациями.

Формы отчетов и порядок их заполнения регламентируются Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2006 г. № 807.

Реестр контрактов – перечень сведений о государственных или муниципальных контрактах, заключенных соответственно государственными заказчиками или муниципальными заказчиками от имени Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования по итогам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд; Уполномоченный орган – федеральный орган исполнительной власти, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления, уполномоченный на ведение соответствующего реестра контрактов.

Работа с разделом «Реестр контрактов/закупок»

Взаимосвязи с другими разделами программы

В процессе работы по учету контрактов программа обращается за данными и передает данные в следующие подразделы:

- бюджетные обязательства;

- хозяйственные операции;

- банковские документы;

- авансовые отчеты;

- внутренние документы;

- кассовые документы;

- образцы банковских документов;

- образцы кассовых документов;

- инвентарная картотека;

- исполнение сметы.

Следовательно, в этих подразделах необходимо сделать соответствующие настройки и добавить недостающие типы документов и образцы.

В зависимости от полноты учета контрактов (степени использования подразделов) вышеперечисленные подразделы используются или полностью, или частично.

В данных Методических рекомендациях, в Методических рекомендациях по исполнению сметы и в Методических рекомендациях по учету бюджетных обязательств рассмотрен вариант настройки программы для учета контрактов.

Описание раздела

Раздел расположен на вкладке Документы. Он предназначен для учета заключенных контрактов (совершенных закупок), внесения изменений в них, учета их исполнения, подготовки выходных документов и отчетов, а так же выгрузки их в электронном виде.

Данные раздела включают в себя заголовок и две спецификации:

- спецификация потребления – для описания номенклатуры и стоимости приобретаемых товаров/услуг;

- спецификация финансирования – для описания сроков оплаты и соответствующих кодов бюджетной классификации.

Gk1.JPG

Gk1.1.JPG

Спецификации потребления и финансирования могут включать как одну, так и несколько строк.

Все записи раздела могут быть импортированы/экспортированы стандартным образом посредством формата XML.

Регистрация записей в разделе

Заголовок

Перед началом регистрации записей в разделе необходимо предварительно создать и увязать с ним новый требуемый тип документа в разделе Словари – Документы – Типы, например, «контракт», «договор», «закупка»

Gk2.JPG

При добавлении новой записи о контракте все поля (за исключением недоступных для редактирования, которые вычисляются автоматически) заполняются пользователем в ручном режиме или выбираются из выпадающего списка. После утверждения контракта все поля становятся недоступными для редактирования. Все данные переносятся в печатные и выгружаемые формы в том виде, в каком они заведены.

Пример заполнения вкладок -

Gk3.JPG

Gk4.JPG

На вкладке «Реквизиты контракта» обязательные для заполнения поля:

– «способ размещения заказа»;

- «срок действия с__ по__»

Gk5.JPG

Спецификация потребления

Регистрация спецификации потребления соответствует формированию номенклатуры контракта. Впоследствии по этой спецификации могут быть сформированы внутренние документы.

Gk6.JPG

При регистрации новой записи в спецификации потребления необходимо указать определенные позиции словарей «Номенклатор» и «Классификатор продукции».

Словарь «Классификатор продукции» может заполняться через XML –файл или вручную (при ручном заполнении используйте коды согласно Приказа Минэкономразвития РФ от 07.06.2011 №273).

Кроме обязательных для заполнения полей имеются два поля «Шаблон финансирования» и «Код ЭКР», которые не обязательны для заполнения, однако указание в них значений позволит в дальнейшем уточнять код бюджетной классификации по данной товарной позиции.

После утверждения контракта изменение спецификации потребления становится невозможным.

Спецификация финансирования

Регистрация записей в спецификации финансирования соответствует формированию графика платежей по контракту в разрезе кодов бюджетной классификации. Впоследствии по записям этой спецификации могут быть сформированы бюджетные обязательства.

Каждая из регистрируемых в графике оплат сумма может распределяться между несколькими кодами бюджетной классификации расходов, т.е. между несколькими комбинациями шаблон финансирования + код ЭКР.

Gk7.JPG

В окне «Дата» заносится дата окончания контракта (или конечные даты платежей по графику)

Gk8.JPG

Отнесение суммы оплаты к тому или иному источнику финансирования регулирует вхождение строки данной записи в соответствующий раздел отчета «Сведения о государственном или муниципальном контракте (его изменении), заключенном государственным или муниципальным заказчиком».

После утверждения контракта изменение спецификации финансирования становится невозможным.

Контроль суммы закупки одноименных товаров

В соответствии с регулирующими нормативными документами сумма бездоговорной закупки одноименных товаров в течение определенного срока (в настоящее время этим сроком определен квартал) не может превышать определенного лимита (например, 100000 руб). Сумма, которой лимитируется закупка одноименной продукции, задается в поле «Предельный размер расчетов по одной сделке» в параметрах настройки Файл - Настройки - Настройки системы - Дополнительные настройки.

Для автоматической проверки этого условия в программе существует одноименная функция, которая вызывается из контекстного меню. Функция контролирует как утвержденные, так и не утвержденные записи, но может выполняться только для одной, отдельной записи раздела. При этом отбираются все удовлетворяющие параметрам функции контракты/закупки и суммы их спецификаций складываются. Далее к полученной сумме добавляется сумма текущей записи и осуществляется проверка на не превышение лимита.

Gk9.JPG

В параметрах функции контроля необходимо указать:

- интервал дат в котором были заключены анализируемые контракты(закупки);

- тип записей, которые необходимо анализировать:

  • бездоговорные закупки;
  • контракты;
  • все.

- дата закупки – уточнение, какие именно даты анализируемых контрактов следует считать датой заключения (доступна только для типа записей «Контракты»):

  • дата заключения контракта;
  • дата начала действия контракта.

- контроль одноименности продукции – признак, по которому продукция (услуга) будет контролироваться, как одноименная:

  • по коду СН;
  • по коду ОКДП;
  • по коду ОКП.

- контроль единственности поставщика – параметр, определяющий необходимость анализа только по тому поставщику, с которым заключен контролируемый контракт.

При отсутствии превышения суммы закупки будет выдано сообщение

Gk10.JPG

При превышении суммы закупки будет выдано сообщение вида

Gk11.JPG

Формирование бюджетных обязательств на основе контракта

Прежде чем приступить к формированию каких-либо документов на основе контракта, необходимо его утвердить. Это производится стандартной операцией контекстного меню Утвердить.

Gk12.JPG

После утверждения контракта в графе состояние статус измениться с «2» на «1».

Формирование бюджетного обязательства возможно:

- по всему контракту в целом

Gk13.JPG

- по каждой отдельной спецификации финансирования в отдельности.

Gk14.JPG

В первом случае, одновременно сформируется столько различных записей в разделе «Бюджетные обязательства», сколько различных спецификаций финансирования содержит контракт.

Во втором случае – одна запись.

Gk15.JPG

Среди параметров формирования бюджетного обязательства необходимо указать шаблон сметы, по статье которого будет сформировано бюджетное обязательство. Кроме того, можно указать какие именно реквизиты контракта перейдут в качестве реквизитов документа-основания бюджетного обязательства – реквизиты самого контракта или реквизиты документа-основания контракта.

Расформирование бюджетных обязательств возможно как по соответствующему пункту контекстного меню

Gk16.JPG

так и путем простого удаления записей в разделе «Бюджетные обязательства».

Gk17.JPG

Расформировать бюджетные обязательства невозможно, если:

- они зарегистрированы в Федеральном казначействе;

- они отработаны в учете;

- по ним созданы банковские или кассовые документы.

Автоматический учет исполнения контракта

Программа позволяет автоматически учитывать поступление товаров и услуг по контракту, а также вести учет оплаты сумм по контракту. Для этого используются связи с документами разделов Внутренние документы и Бюджетные обязательства.

Учет поступления товаров и услуг

Для автоматического заполнения поля «Получено» вкладки «Суммовые показатели» контракта достаточно отработать в хозяйственном учете сформированные на основе контракта внутренние документы. При этом суммы из поля «Сумма» внутреннего документа будут суммироваться с имеющимся значением поля «Получено» контракта.

Откат отработки в хозяйственном учете внутреннего документа приведет к уменьшению значения суммы в поле «Получено» связанного контракта на сумму этого внутреннего документа.

Формирование внутренних документов на основании контракта не рекомендуется производить при закупке основных средств.

Учет оплаты контракта

Для автоматического заполнения поля «Оплачено» вкладки «Суммовые показатели» контракта достаточно отработать в хозяйственном учете банковские документы, сформированные из бюджетных обязательств, которые, в свою очередь, были сформированы на основе контракта.

Gk18.JPG

Для успешного формирования банковского документа необходимо создать образцы банковских документов.

При формировании банковского документа проставляется неоплаченная сумма по бюджетному обязательству(ее можно изменять в меньшую сторону).

В поле «Оплачено» будут добавляться только суммы "значащих" проводок банковского документа, то есть тех, которые были порождены бюджетным обязательством. Другими словами, при отработке банковского документа все добавленные в него пользователем вручную проводки в контракте учтены не будут. При коррекции суммы - её необходимо поменять на вкладках Документы и Проводки

Gk19.JPG

Gk20.JPG

Откат отработки в хозяйственном учете банковского документа приведет к уменьшению значения суммы в поле «Оплачено» связанного контракта на сумму "значащей" проводки банковского документа.

Внесение изменений в контракт

В случае изменения каких-либо условий контракта в период его действия, возможно внесение изменений в контракт. Оно возможно только в случае, если запись имеет тип «Контракт» и она утверждена. Формирование измененной записи производится по операции контекстного меню Внести изменения. Это действие аналогично стандартному действию Размножить, за исключением некоторых особенностей, проиллюстрированных на рисунках (для редактирования доступны не все поля, а только часть их)

Gk21.JPG

Gk22.JPG

Gk23.JPG

После внесения изменений в реестре государственных контрактов появляется дополнительная строка с «новым» контрактом под тем же номером

Gk24.JPG

В «новом» контракте можно исправить обе спецификации.

После внесения всех изменений «новый» контракт утверждается.

Предыдущая редакция контракта становится недействующей и никаких операций по ней сделать нельзя. В дальнейшем можно будет переходить к просмотру как родительских документов (недействующих редакций) по созданным (по действующим редакциям), так и созданных (действующих редакций) документов по родительским (по недействующим редакциям).

Gk25.JPG

Формирование отчетов и выгрузка данных в электронном виде

Формирование отчетности и выгрузка сведений о заключенных контрактах для дальнейшей передачи в уполномоченный орган осуществляется стандартным механизмом – через пункт контекстного меню Отчеты. Полный перечень формируемых печатных форм отчетов и выгрузок данных в электронном виде представлен в разделе 4.

Рекомендации по заполнению данных о контракте

При заполнении данных о контракте необходимо придерживаться рекомендаций, которые изложены в таблице

Наименование

строки	Требования по заполнению	Кодовое значение

Наименование заказчика Полное наименование органа государственной власти РФ, органа государственной власти субъекта РФ, органа местного самоуправления, а также получателей бюджетных средств, уполномоченных указанными органами государственной власти или органами местного самоуправления на размещение заказов Тип сведений "первичные" - сведения о контракте предоставляются в первый раз; "измененные" - при изменении государственного или муниципального контракта Источник финансирования контракта "Российская Федерация", "субъект Российской Федерации", "муниципальное образование" Наименование бюджета Федеральный бюджет 01 Номер извещения о проведении торгов - номер, присвоенный извещению о проведении конкурса или аукциона в официальном печатном издании и на официальном сайте; - номер, присвоенный извещению о проведении запроса котировок на официальном сайте Дата проведения аукциона Дата в формате "дд.мм.гггг" (00.00.0000) Способ размещения заказа Открытый конкурс 1 Открытый аукцион 2 Открытый аукцион в электронном виде 3 Торги на товарных биржах 4 Запрос котировок 5 Предварительный отбор и запрос котировок при чрезвычайных ситуациях 6 Единственный поставщик (исполнитель, подрядчик) 7 Изменение контракта 8 Номер реестровой записи Уникальный номер реестровой записи, присвоенный уполномоченным органом, указывается, если в строке "Тип сведений" указано "измененные". Не указывается, если указано "первичные"

Местные органы ФК могут выдвигать ряд специфических требований по заполнению полей контракта и перечня выгружаемых данных.

Перечень формируемых печатных форм отчетов и выгрузок

Печать и выгрузка отчетов осуществляется через контекстное меню Отчеты

Gk26.JPG

Печатные формы:

- Сведения о государственном или муниципальном контракте (его изменении), заключенном государственным или муниципальным заказчиком (Постановление Правительства РФ от 15.07.08 № 533);

- Cведения об исполнении (о прекращении действия) государственного или муниципального контракта (Постановление Правительства РФ от 15.07.08 № 533);

- Реестр закупок (статья 73 Бюджетного кодекса РФ);

- Реестр контрактов по поставщикам;

- Реестр закупок по условиям отбора;

- Сводный реестр контрактов по классификации.

Выгружаемые формы:

- Сведения о государственном или муниципальном контракте (его изменении), заключенном государственным или муниципальным заказчиком (выгрузка в формате казначейства);

- Сведения об исполнении (о прекращении действия) государственного или муниципального контракта (выгрузка в формате казначейства).

Бюджетный учет