Штатное расписание

Материал из Guod-doc

Перейти к: навигация, поиск

МОДУЛЬ ПОДГОТОВКИ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ


Скачать архив файла: Руководство пользователя (версия от 15 января 2014 г)

Скачать архив файла: Релиз модуля подготовки штатного расписания - февраль 2016 г

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Область применения

Программный модуль «Подготовка штатного расписания» (далее модуль) предназначен для совместного использования в составе комплексной системы автоматизации финансово-экономической деятельности бюджетных учреждений – «ПАРУС-Бюджет 7» модули «Зарпла-та» и «Кадры». Модуль предназначен для формирования штатного расписания в территориальных органах Следственного комитета РФ.

Краткое описание возможностей

Программный модуль «Подготовка штатного расписания» позволяет:

  • загружать из «Центра учета» организационно-штатную структуру (далее штат) с синхронизацией соответствующих словарей ПП «ПАРУС-Бюджет 7» модуль «Зарплата» («Должности», «Классные чины», «Категория персонала», «Состав ФОТ»);
  • назначать сотрудников на штатные должности в соответствии с изданными приказами;
  • автоматически формировать штатное расписание на определенную дату;
  • выгружать штатное расписание в формате обмена с «Центром учета» (на определенную дату);
  • печатать штатное расписание установленного образца;
  • печатать документы, отчеты по штатной структуре.

Уровень подготовки пользователя

Пользователи модуля должны иметь навыки работы с общераспространенным программным обеспечением (офисное ПО, основные пользовательские операции в операционных системах персональных компьютеров) и специальную подготовку по работе с комплексной системы автоматизации финансово-экономической деятельности бюджетных учреждений – «ПАРУС-Бюджет 7» модули «Зарплата» и «Кадры». Численность пользователей модулей определя-ется условиями распределения обязанностей по решению функциональных задач в соответствии со штатным расписанием подразделений.


Перечень эксплуатационной документации

Перечень эксплуатационных документов, с которыми необходимо ознакомиться, приступая к работе с модулем «Подготовка штатного расписания»:

  • Комплексная система автоматизации учреждений «ПАРУС-Бюджет 7» - «Администратор»
  • Комплексная система автоматизации учреждений «ПАРУС-Бюджет 7» - «Введение в систему»;
  • Комплексная система автоматизации учреждений «ПАРУС-Бюджет 7» - «Зарплата»;
  • Комплексная система автоматизации учреждений «ПАРУС-Бюджет 7» - «Кадры»;
  • Программный модуль «Подготовка штатного расписания» - «Руководство пользователя»

НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ

Виды деятельности, функции

Программный модуль «Подготовка штатного расписания» предназначен для автоматизации деятельности отделов финансового обеспечения в территориальных органах Следственного комитета Российской Федерации, в части формирования и печати штатного расписания.

Программные и аппаратные требования к системе

Для функционирования программного модуля «Подготовка штатного расписания» используется следующее общесистемное и специальное программное обеспечение:

  • серверные операционные системы –Windows 2000 Server, Windows 2003 Server;
  • операционная система на рабочих станциях – Windows XP;
  • офисное программное обеспечение MS Office 2000 и выше;
  • комплексная система автоматизации финансово-экономической деятельности бюджетных учреждений «ПАРУС-Бюджет 7».

ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ

Установка «ПАРУС-Бюджет 7» модуль «Кадры»

ВНИМАНИЕ! Перед началом установки необходимо выполнить резервное копирование рабочей базы данных стандартными средствами «ПАРУС-Бюджет 7» модуль «Администратор».

Для работы программного модуля «Подготовка штатного расписания» необходимо установить «ПАРУС-Бюджет 7» модуль «Кадры», в случае, если он не был установлен ранее.

Доустановка модуля осуществляется стандартными средствами при помощи программы InstallShield Wizard. Для ее вызова, например в Windows XP, выберите пункт меню «Пуск» - «Настройка» - «Панель управления» и запустите утилиту «Установка удаление программ». В появившемся окне выберите наименование группы модулей «ПАРУС Бюджет».

ШТ1.jpg

После нажатия кнопки «Изменить» будет запущена программа InstallShield Wizard и на экране отображено окно «Обслуживание программ».

Выбор пункта «Изменить» обеспечит возможность доустановки недостающего модуля «Кадры».

ШТ2.jpg

Необходимо раскрыть группу модулей «Бюджет».

ШТ3.jpg

И указать, что модуль «Кадры» будет установлен на локальный жесткий диск. И далее следовать указаниям программы установки.

ШТ4.jpg

ШТ5.jpg

ШТ6.jpg

На рабочем месте, с которого будет производиться создание или преобразование базы данных, должен быть установлен не только модуль «Администратор», но и другие модули, которые будут работать с базой данных. Это необходимо для установки дополнительных функций, которые использует модуль «Администратор» и корректного преобразования базы данных.

На остальные рабочие места достаточно установить только те модули, с которыми предполагается работать на этих рабочих местах. Доустановку модуля так же можно осуществить, запустив программу инсталляции из дистрибутива «ПАРУС-Бюджет 7». Инсталлятор проанализирует наличие программы на вашем компьютере и выдаст описанное выше окно «Обслуживание программ».

Так же необходимо проставить все патчи, вышедшие с момента выпуска релиза.

Состав дистрибутива модуля «Подготовка штатного расписания»

В состав дистрибутива программного модуля «Подготовка штатного расписания» входят:

  • setup.exe - программа установки программного модуля «Подготовка штатного расписания»;
  • Руководство пользователя для программного модуля «Подготовка штатного расписания».

Запуск системы

Выполнить установку программного модуля. Для этого необходимо запустить файл - Setup.exe, который входит в состав дистрибутива. Перед запуском закрыть все работающие модули ПП «ПАРУС Бюджет».

ШТ7.jpg

В открывшемся окне укажите каталог установки программного обеспечения (по умолчанию будет указан каталог, куда ранее была произведена установка модулей ПП «ПАРУС-Бюджет 7») или выберите, нажав кнопку «Обзор», и нажмите кнопку «Далее».

ШТ8.jpg

После успешной установки программы перед началом работы с программным модулем необходимо произвести настройку базы данных с помощью стандартных средств «ПАРУС-Бюджет 7» модуль «Администратор». Для этого необходимо запустить модуль «Администратор» и выполнить пункт меню «Сервис» - «Преобразовать».

ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИЙ

Заполнение словарей

Обязательной характеристикой записей почти всех словарей является мнемокод. Мнемокод – это краткое, легко запоминающееся уникальное наименование объекта, регистрируемого в словаре. В дальнейшем мнемокод указывается в полях форм разделов модуля тогда, когда нужно сослаться на данную позицию словаря.

Мнемокод может содержать от 15 до 40 символов (в зависимости от того в каком разделе используется), причем в нем не допускаются использовать одинарные и двойные кавычки, запятые, точки с запятой, круглые и квадратные скобки.

Общие - используются во всех модулях системы «ПАРУС-Бюджет 7». Внесенная в них информация может использоваться в любом из модулей. Подробное описание этих словарей приведено в руководствах пользователя по модулям «Бухгалтерия», «Зарплата», «Кадры». Об-щие словари будут рассмотрены только с точки зрения особенностей их использования в данном модуле.

Строгой необходимости в предварительном полном заполнении всех словарей нет. Но все же рекомендуется ввести в них нужную информацию еще до начала эксплуатации модуля в «штатном режиме», а затем по ходу работы только пополнять недостающими сведениями. Модуль поставляется с предварительно заполненными специальными словарями (внесение в них дополнительной информации и исправление уже существующей не запрещено).

При заполнении одних словарей могут потребоваться данные из других словарей, поэтому рекомендуется заполнять словари в следующем порядке:

  • 1. Звания и чины
  • 2. Тарифные сетки
  • 3. Состав ФОТ
  • 4. Должности
  • 5. Подразделения


Звания и чины

Словарь «Звания и чины» предназначен для хранения перечня классных чинов (специальных званий) сотрудников. Данные словаря используются при заполнении лицевых карточек сотрудников, а также для задания суммы денежного содержания чина (звания) при помощи параметров «Ставка» и «Коэффициент». Добавление (исправление) позиции словаря производится в следующей форме:

ШТ9.jpg

Этот словарь доступен к заполнению только в модуле «Заработная плата».

Отметим также, что дата «Действует с:» относится к денежному содержанию, а не к классному чину (специальному званию).

Мнемокоды позиций словаря должны соответствовать списку приведенному ниже. Для этого необходимо в существующих позициях переименовать поле мнемокод, добавить недостающие и удалить лишние.

ШТ43.jpg

В случае, если по одному специальному званию (классному чину) будут использованы несколько позиций, их можно объединить с помощью дополнительной функции.

ШТ10.jpg

Выбрать в контекстном меню «ЦКТ КАИССА. Объединение званий»

ШТ11.jpg

В открывшемся окне «Старое» указать ту позицию словаря, которую хотим удалить, в поле «Новое» - ту которая останется после объединения позиций.

ШТ12.jpg

В итоге, должен остаться список позиций, приведенный выше в таблице.

ШТ13.jpg

Тарифные сетки

Словарь «Тарифные сетки» предназначен для хранения перечня тарифных сеток и их значений. Данные словаря используются при заполнении позиций ФОТ для расчета выплат, зависящих от тарифных сеток.

ШТ14.jpg

В нашем случае, в тарифной сетке с мнемокодом «ЕТС» в параметрах 18 разряда в поле «Доплата» заносится сумма должностного оклада первого заместителя Председателя Следственного комитета РФ и указывается, с какого времени она действует. В случае изменения (увеличения) должностного оклада, добавляется новая строка с новыми параметрами для 18 разряда.

ШТ15.jpg

Состав ФОТ

Словарь «Состав ФОТ» предназначен для хранения перечня позиций ФОТ для расчета выплат.

ШТ16.jpg

Для корректной работы мнемокоды позиций словаря должны соответствовать списку приведенному ниже. Для этого необходимо в существующих позициях переименовать поле мнемокод, добавить недостающие позиции и удалить лишние.

ШТ44.jpg

Если удаление лишних позиций невозможно, их необходимо объединить с помощью дополнительной функции «Объединение позиций категорий ФОТ».

Для объединения в списке позиций клавишей «Пробел» выделяем строки, которые будут удалены и строку, которая должна остаться.

ШТ17.jpg

Дополнительная функция вызывается нажатием сочетания клавиш «Ctrl + D», либо используя пункт «Функции» контекстного меню.

ШТ18.jpg

Запускаем дополнительную функцию и в открывшемся окне указываем позицию словаря, которая должна остаться после работы функции.

ШТ19.jpg

В результате, останется только одна, выбранная, позиция.

ШТ20.jpg

Должности

Словарь «Должности» служит для хранения перечня типовых должностей сотрудников. Должности используются при заведении лицевых карточек сотрудников в модуле «Заработная плата» и формировании штатных должностей в модуле «Кадры». Также этот словарь используется для формирования базового фонда оплаты труда для каждой должности в расчете зарплаты. Для удобства сортировки списка должностей в данном словаре, как и в словаре «Звания и чины», имеется столбец «Порядковый номер».

ШТ21.jpg

Добавление (исправление) позиции словаря производится в следующей форме.

ШТ22.jpg


Подразделения

Словарь «Подразделения» предназначен для хранения оргштатной структуры. Подразделения используются при заведении лицевых карточек сотрудников для отслеживания истории их перемещений. Добавление (исправление) позиции словаря производится в следующей форме

ШТ23.jpg

Особое внимание необходимо уделить заполнению обязательных полей. В поле «Действует с:» отражается дата создания подразделения. В первоначальной загрузке это дата 15.01.2011. Соответственно, все исполнения лицевых счетов сотрудников в этом подразделении могут быть заведены не ранее этой даты.

Также, обязательно указать для подразделения признак «Штатное» и заполнить данные приказа о его создании. Нештатные подразделения не контролируются и не участвуют в формировании штатного расписания.

На вкладке «Наименование» в поле «Именительный:» должно быть указано полное наименование подразделения, как оно описано в приказе по оргштатной структуре. Значение этого поля контролируется при загрузке.

ШТ24.jpg

Также необходимо точно отразить оргштатную структуру с помощью иерархии в словаре «Подразделения». Для исправления и перемещения подразделений использовать контекстное меню:

ШТ25.jpg

ШТ45.jpg

Работа с организационно-штатной структурой

Основные этапы работы:

  • загрузка организационно-штатной структуры из «Центра учета» и синхронизация словарей;
  • разнесение сотрудников по штатным должностям;
  • подготовка и выгрузка штатного расписания;
  • устранение выявленных ошибок;
  • печать штатного расписания.


Загрузка организационно-штатной структуры из «Центра учета» и синхронизация словарей

Перед началом работы необходимо загрузить организационно штатную структуру с последними изменениями, присланную из «Центра сбора данных.

Загрузка производится в модуле «Кадры» «Учет» - «Штатное расписание», нажав комбинацию клавиш «Ctrl + D», либо используя пункт «Функции» контекстного меню.

ШТ26.jpg ШТ46.jpg

Выбираем допфункцию «КАИССА. Загрузка штатного расписания. Версия Х.ХХ» и в открывшемся окне в поле «ТСО» из выпадающего списка выбирать необходимые реквизиты. Указать дату, на которую будем производить загрузку и в поле «Файл для загрузки» указать путь к файлу с организационно штатной структурой.

ШТ27.jpg

Перед загрузкой, функция проверяет соответствие наименований подразделений и их иерархию в файле и базе данных, в которую осуществляется загрузка. Также контролируются мнемокоды словаря «Должности». При обнаружении ошибок выдается протокол вида, приведенного ниже.

ШТ47.jpg

Ошибки устраняются путем переименования поля «Именительный» на вкладке «Наиме-нование» словаря «Подразделения» и создания необходимой иерархии в соответствии с указанной в протоколе. Так же может потребоваться исправить поля «Мнемокод» в словарях, ошибки в которых будут указаны в протоколе.

После исправления всех ошибок, выдается сообщение с предложением загрузить организационно-штатную структуру.

ШТ28.jpg

Разнесение сотрудников по штатным должностям

Все штатные должности, переданные из «Центра учета», введены в действие с 15.01.2011. Поэтому, исполнения лицевых счетов должны быть зарегистрированы датами не позднее указанной.

Для проверки в модуле «Зарплата» раздел «Учет» - «Лицевые счета» достаточно отобрать исполнения со следующими условиями отбора. В поле «Вид лицевого счета» указываем значение «Основной», в поле «Начало действия: по:» 15.01.2011. В поле «Действуют на интервале с:» - дату предоставления штатного расписания (как правило это дата начала года), поле «по:» оставляем без изменения.

ШТ29.jpg

Отобранные позиции (если таковые окажутся) выделяем пробелом или «+» дополнительной клавиатуры. Вызываем дополнительную функцию «Изменение даты начала действия ЛС», нажав комбинацию клавиш «Ctrl + D», либо используя пункт «Функции» контекстного меню.

ШТ30.jpg ШТ31.jpg

И в открывшейся форме указываем дату начала действия лицевого счета. В нашем случае это 15.01.2011.

ШТ32.jpg

Так же необходимо проверить, а при отсутствии занести заново, информацию о присвоенном специальном звании (классном чине) работников.

Для проверки в модуле «Зарплата» раздел «Учет» - «Сотрудники» открываем на исправление исполнение лицевого счета и выбираем кнопку «Звания и чины». В открывшемся окне, при необходимости, исправляем существующую позицию либо добавляем новое значение.

ШТ33.jpg

Привязка к штатной должности лицевого счета работника осуществляется в модуле «Кадры» в разделе «Учет» - «Штат».

По всем исполнениям лицевых счетов основных штатных работников необходимо заполнить поле «Штатная должность». В открывшейся форме с помощью словаря выбираем занимаемую работником на момент формирования штатного расписания штатную должность.

ШТ34.jpg

Проверка и выгрузка штатного расписания

После того, как все сотрудники разнесены по штатным должностям, можно приступить к контролю и выгрузке штатного расписания в «Центр сбора данных». Контроль штатного расписания осуществляется в модуле «Кадры» в разделе «Учет» - «Штат». Вызываем дополнительную функцию «ЦКТ КАИССА. Контроль штатного расписания. Версия Х.ХХ», нажав комбинацию клавиш «Ctrl + D» либо используя пункт «Функции» контекстного меню.

ШТ36.jpg

В открывшейся форме указываем, на какую дату будет произведен контроль информации для печати штатного расписания.

ШТ37.jpg

При наличии ошибок (предупреждений) будет выведен отчет с указанием расхождений вида:

ШТ48.jpg

ШТ49.jpg

Выгрузка штатного расписания осуществляется из модуля «Кадры» раздел «Учет» - «Штат», нажав «Ctrl + D», либо используя пункт «Функции» контекстного меню.

Выбираем допфункцию «КАИССА. Выгрузка штатного расписания. Версия Х.ХХ» и в открывшемся окне в поле «ТСО» из выпадающего списка выбираем необходимые реквизиты. Указываем дату, на которую будем производить выгрузку и в поле «Путь для файла выгрузки» прописать путь к выгружаемому файлу. Имя файла выгрузки формируется автоматически.

ШТ38.jpg

Печать штатного расписания и отчетов

Перед первым запуском отчета «Штатное расписание» необходимо проверить настройку печати отчета. Печать осуществляется при наличии в разделе «Словари» - «ФОТ» - «Группы категорий ФОТ» ниже перечисленных позиций, в которые должны входить позиции словаря «Словари» - «ФОТ» - «Состав ФОТ».

ШТ50.jpg

  • - для управлений находящихся на Северном Кавказа – позиция «Повыш Оклад» должно входить в группу «Оклад417», позиция «Повышение кл/ч» должно входить в группу «Классный чин417»

Печать штатного расписания производится в модуле «Кадры» «Учет» - «Штат», нажав «Ctrl + R» либо используя пункт «Отчеты» контекстного меню.

ШТ39.jpg ШТ40.jpg

В открывшемся окне выбрать «ЦКТ КАИССА. Штатное расписание» и указать дату, на которую необходимо сформировать отчет.

ШТ41.jpg


АВАРИЙНЫЕ СИТУАЦИИ. ВОССТАНОВЛЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

При сбое в работе аппаратуры восстановление нормальной работы модуля должно производиться после:

  • перезагрузки операционной системы;
  • запуска исполняемого файла системы.

При ошибках в работе аппаратных средств (кроме носителей данных и программ) восстановление функции системы возлагается на операционную систему.

При ошибках, связанных с программным обеспечением (операционную систему и драйверы устройств), восстановление работоспособности возлагается на операционную систему.

При неверных действиях пользователей, неверных форматах или недопустимых значениях входных данных, модуль выдает пользователю соответствующие сообщения, после чего возвращается в рабочее состояние, предшествовавшее неверной (недопустимой) команде или некорректному вводу данных.

При разрушении базы данных необходимо восстановить данные из резервной копии. Ежедневное резервное копирование рабочей базы данных обязательно.

Бюджетный учет